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秘書(shū)工作的方法多種多樣。辦事、辦文、辦會(huì)雖然有許多程序性的做法，但同一類(lèi)事務(wù)因不同環(huán)境、不同領(lǐng)導(dǎo)要求、不同性質(zhì)的機(jī)關(guān)單位，甚至不同個(gè)性的秘書(shū)會(huì)有不同的做法。比如寫(xiě)文件，有的人喜歡先寫(xiě)提綱，再打草稿，有的人喜歡先打腹稿，再一揮而就；又如接待客人，有的先說(shuō)親切友好的客氣話(huà)然后再談?wù)?；有的則喜歡開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直接進(jìn)人問(wèn)題核心，很難說(shuō)哪種方法對(duì)或不對(duì)。秘書(shū)工作中的許多具體方法是靠長(zhǎng)期實(shí)踐、通過(guò)經(jīng)驗(yàn)積累而產(chǎn)生的，不是單靠書(shū)本所能教會(huì)的。何更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)角度，著重談?wù)勛龊妹貢?shū)工作的方法。

1、思想上的“三個(gè)意識(shí)”

秘書(shū)要做好工作，要樹(shù)立“三個(gè)意識(shí)”，即組織文化意識(shí)、全局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。

(1)組織文化意識(shí)

沒(méi)有組織文化的融合性就沒(méi)有思想和行動(dòng)上的統(tǒng)一性。組織內(nèi)部的每個(gè)成員都要深人學(xué)習(xí)組織文化，把組織文化深人滲透到每一項(xiàng)工作中，落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)上。領(lǐng)導(dǎo)的思想就是組織文化的重要組成，領(lǐng)導(dǎo)的命令都必須不折不扣地貫徹執(zhí)行。

(2)全局意識(shí)

服從、服務(wù)于全局是做好秘書(shū)工作的基本要求。每個(gè)秘書(shū)人員都要時(shí)刻以大局為重，牢牢把握大局，要善于從大局的角度思考問(wèn)題。如果大局意識(shí)不強(qiáng)，就很容易陷入本位主義和小團(tuán)體主義，工作就不可能做好。辦公室的每個(gè)成員都要正確處理大局和小局、全局利益和局部利益的關(guān)系，服從、服務(wù)于中心工作。

(3)責(zé)任意識(shí)

創(chuàng)造一流的工作業(yè)績(jī)的關(guān)鍵，就在于是否有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感。要不斷加深對(duì)秘書(shū)工作性質(zhì)、地位、作用的認(rèn)識(shí).發(fā)揚(yáng)高度負(fù)責(zé)的精神，自覺(jué)做到在標(biāo)準(zhǔn)上求高、措施上求嚴(yán)、工作上求實(shí)，盡心盡力、盡職盡責(zé)、扎扎實(shí)實(shí)、創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。

2.工作上的“三個(gè)滿(mǎn)意”

即讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意，讓員工滿(mǎn)意，讓客戶(hù)滿(mǎn)意。讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意，就是在工作中準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，使領(lǐng)導(dǎo)感到得心應(yīng)手。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)做一個(gè)有心人，仔細(xì)觀察、認(rèn)真了解領(lǐng)導(dǎo)的思想方法、工作方法和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)在為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀方面，堅(jiān)持超前性，把握準(zhǔn)確性，注意針對(duì)性，講求實(shí)效性，做到問(wèn)題準(zhǔn)、內(nèi)容新、層次深、來(lái)源廣、傳遞快，想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急、供領(lǐng)導(dǎo)之所需，最大限度地滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)的要求。讓員工滿(mǎn)意，就是要從大局出發(fā)，從員工實(shí)際悄況和部門(mén)實(shí)際利益出發(fā)，充分發(fā)揮秘書(shū)部門(mén)的橋梁和樞紐作用，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)部門(mén)的聯(lián)系，讓領(lǐng)導(dǎo)了解員工的情況，把下級(jí)部門(mén)的呼聲、要求及時(shí)傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)及時(shí)向下級(jí)部門(mén)通報(bào)組織一個(gè)階段、一個(gè)時(shí)期的重要工作，定期或不定期地征求他們的意見(jiàn)和建議。對(duì)下級(jí)部門(mén)的請(qǐng)示匯報(bào)，要分清輕重級(jí)急，及時(shí)辦理。讓客戶(hù)滿(mǎn)意，就是對(duì)來(lái)賓要做到進(jìn)有迎聲，走有送聲，問(wèn)有答聲，熱悄、禮貌、周到，杜絕門(mén)難進(jìn)、臉難看、話(huà)難聽(tīng)、事難辦的衙門(mén)作風(fēng)。讓客戶(hù)滿(mǎn)意與讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意、讓員工滿(mǎn)意是相互聯(lián)系，相輔相成的，是一個(gè)密不可分的統(tǒng)一整體。讓領(lǐng)導(dǎo)有更多的精力和時(shí)間考慮大事、考慮全局、考慮內(nèi)部員工，讓員工滿(mǎn)意是更好地調(diào)動(dòng)員工的積極性，共同為領(lǐng)導(dǎo)、為客戶(hù)做好服務(wù)工作，齊心協(xié)力把工作做好，讓客戶(hù)滿(mǎn)意是讓領(lǐng)導(dǎo)、讓員工滿(mǎn)意的落腳點(diǎn)，只有最終讓客戶(hù)滿(mǎn)意，才是最好地讓領(lǐng)導(dǎo)、讓員工滿(mǎn)意，才是秘書(shū)工作的根本目的。

3.為領(lǐng)導(dǎo)做好事前準(zhǔn)備

秘書(shū)工作中的很多業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為領(lǐng)導(dǎo)的工作做鋪墊的。如領(lǐng)導(dǎo)決策前的信息收集與加工處理，領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)會(huì)議前的籌備工作。領(lǐng)導(dǎo)出差前的出差事務(wù)準(zhǔn)備，傾導(dǎo)批閱文件前的文件擬辦等等。這些鋪墊性工作的效率與效果直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程，秘書(shū)做好鋪墊工作應(yīng)注憊以下幾點(diǎn)。

(1)準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)

既要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)整體工作的目標(biāo)，又要準(zhǔn)確把握即將開(kāi)展的具體工作的目標(biāo)，并將兩者結(jié)合起來(lái)。整體月標(biāo)不明確，工作就會(huì)顧此失彼，具體目標(biāo)不明確，工作就會(huì)失去針對(duì)性和有效性。

(2)明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程與各個(gè)環(huán)節(jié)

主要包括：各個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)要求，各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間進(jìn)度，各個(gè)環(huán)節(jié)與相關(guān)方面的關(guān)系，各個(gè)環(huán)節(jié)的人員組織、政策決策等，在頂導(dǎo)決策中秘書(shū)要積極主動(dòng)地進(jìn)行協(xié)調(diào)，秘書(shū)部門(mén)是綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，要按照領(lǐng)導(dǎo)要求和“有理、有節(jié)、有度”的原則及時(shí)解決依法行政中出現(xiàn)的矛盾和問(wèn)題，避免“雞毛”擋車(chē)和其他扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)各項(xiàng)決策和工作部署的落實(shí)，明確了這些，秘書(shū)的鋪墊性工作才能主動(dòng)而有序地進(jìn)行。

(3)做好事前準(zhǔn)備工作

比如領(lǐng)導(dǎo)要實(shí)地考察，秘書(shū)就應(yīng)事前安排好考察路線(xiàn)與交通工具。領(lǐng)導(dǎo)在考察中如需電視直播，秘書(shū)就需要事先與電視臺(tái)聯(lián)系落實(shí)。

(4)加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通

隨時(shí)把握動(dòng)態(tài)。對(duì)可能發(fā)生的情況要有應(yīng)對(duì)措施秘書(shū)的鋪墊性工作方法可以歸納為：以領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)為指導(dǎo)，按鎖導(dǎo)工作進(jìn)程和將要采取的措施與要求探作與領(lǐng)導(dǎo)密切溝通，確保鋪墊工作的有效性。在領(lǐng)導(dǎo)決策后.秘書(shū)要及時(shí)仔察反該。在督察程序上，根據(jù)領(lǐng)分的工作部署，及時(shí)提出有察建議，排出晉察單子，擬訂計(jì)劃方案，加大力度開(kāi)展多種形式的督查活動(dòng)。及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反切決策的落實(shí)情況。

4.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的工作付諸行動(dòng)

領(lǐng)導(dǎo)作出決策以后，秘書(shū)就要開(kāi)展一系列的拓展延伸：草擬決策文件，提出執(zhí)行方案，發(fā)送文件和收集來(lái)自組織外部及內(nèi)部的反饋，領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)的會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要做好文件的立卷歸檔、會(huì)后的落實(shí)催辦。領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)后，秘書(shū)要整理有關(guān)材料，了解出差效果，辦理出差經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)等后續(xù)事務(wù)。秘書(shū)要做好拓展延伸工作應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

(1)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作預(yù)期的效果

通過(guò)拓展與延伸努力擴(kuò)大領(lǐng)導(dǎo)工作的效果，這是拓展延伸工作的目的。反之，如果因秘書(shū)工作疏忽而影響目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，比如信息傳輸不完整，問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)反饋，就

會(huì)造成損失.

(2)把握后續(xù)事務(wù)的具體要求

如領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)重要會(huì)議后秘書(shū)不僅要件件催辦。而且要了解誰(shuí)在辦理、怎樣辦理、何時(shí)完成、反響如何，稍有疏忽就可能影響全局工作。

(3)注意工作的整體性與連續(xù)性

拓展與延伸工作是整體工作的一部分，必須承接領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展脈絡(luò)和進(jìn)程，比如人民代表大會(huì)代表提出縣城應(yīng)修建二環(huán)路，人民代表大會(huì)的秘書(shū)就無(wú)須等待領(lǐng)導(dǎo)布置，主動(dòng)向縣委、縣政府反映，與規(guī)劃、建設(shè)等部門(mén)聯(lián)系，并在一定時(shí)期內(nèi)將結(jié)果反饋給代表。

秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸的方法可以歸納為：以保證領(lǐng)導(dǎo)工作取得預(yù)期效果為目的，注意工作的整體性與承繼性，做好各種后續(xù)事務(wù)，使工作落到實(shí)處。

(4)替領(lǐng)導(dǎo)工作補(bǔ)償代勞

從一定意義上講，前述的鋪墊與延伸工作都能起到替領(lǐng)導(dǎo)工作補(bǔ)償代勞的作用。這里講的補(bǔ)償，指的是秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的精力、智力、能力的補(bǔ)償，代勞指的是領(lǐng)導(dǎo)由于公務(wù)繁忙、時(shí)間有限，將部分本該親自辦理的事務(wù)交給秘書(shū)辦理。領(lǐng)導(dǎo)管轄的領(lǐng)域越廣、范圍越大，需要秘書(shū)補(bǔ)償代勞的事情就會(huì)越多。許多新的事物，領(lǐng)導(dǎo)未必都做，這就必須依靠身邊的秘書(shū)發(fā)揮作用，補(bǔ)償領(lǐng)導(dǎo)之不足。

秘書(shū)的補(bǔ)償代勞工作應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1)按照領(lǐng)導(dǎo)的要求辦理，不可以領(lǐng)導(dǎo)者自居，如接電話(huà)時(shí)亂表態(tài)，代鎖導(dǎo)作協(xié)調(diào)工作時(shí)瞎指揮等均應(yīng)杜絕。

2)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍行事。既不畏首畏尾，也不超越授權(quán)。

3)扮演好雙重角色.即在責(zé)任感、使命感上，盡職盡責(zé)完成任務(wù);在心理和態(tài)度上，嚴(yán)守秘書(shū)角色本分，謙虛謹(jǐn)慎，做好代勞工作。

4)加強(qiáng)同領(lǐng)導(dǎo)的溝通，掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

5)收集各種信息資料，備領(lǐng)導(dǎo)所需。

秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)工作補(bǔ)償代勞的方法可歸納為：忠實(shí)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴(yán)守授權(quán)范圍，扮演雙重角色，注重雙向交流，加強(qiáng)平時(shí)積累，通過(guò)補(bǔ)償和代勞促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率。

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