推動經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級，建設(shè)創(chuàng)新型國家，需要培養(yǎng)大批創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才。當前，國家和地方正在實施大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓練計劃項目。推動這些項目科學有效實施，更好培養(yǎng)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才，一個重要支撐是實行檔案化管理，即利用檔案對大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目進行全程管理。為此，需要把握好以下幾個環(huán)節(jié)。
推動檔案庫建設(shè)，提供堅實基礎(chǔ)。做好檔案管理，基礎(chǔ)是建好項目檔案庫。應(yīng)做好項目材料的收集歸檔工作，落實項目承擔者的歸檔責任和相關(guān)單位定期收集檔案材料的責任，明確歸檔范圍、要求和時間，保證檔案材料及時入庫。項目檔案的整理，可分為創(chuàng)新訓練項目、創(chuàng)業(yè)訓練項目和創(chuàng)業(yè)實踐項目三大類，在大類下按照檔案的內(nèi)容特征和工作需要實行多種檔案分類組卷，以便于檔案的查閱、鑒定、統(tǒng)計和利用。項目檔案的保管，可設(shè)置專門存放地點，做好登記入冊工作，同時建立數(shù)字化檔案，保證檔案材料的完整性和安全性。
推廣全程實時監(jiān)管，提供全面服務(wù)。對項目立項、執(zhí)行、結(jié)題等環(huán)節(jié)的相關(guān)材料及時收集歸檔，加強對項目全程的實時監(jiān)督和管理，提高管理效率和效果。利用檔案建立項目質(zhì)量監(jiān)控機制，對項目進展情況進行監(jiān)督。比如，對項目申報或?qū)嵤┻^程中弄虛作假、工作無明顯進展的，可以及時采取責令整改、終止項目等措施。推廣項目全程實時監(jiān)管，需要相關(guān)各方主體共同參與，不僅需要充分調(diào)動項目承擔者的主動性，還需要項目承擔單位和相關(guān)行政管理部門共同推動，同時需要吸納科技信息服務(wù)機構(gòu)介入管理。
實行數(shù)字化管理，提供技術(shù)支持。檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率的重要保證。為此，應(yīng)做好以下幾項工作：建立案卷級、文件級多層次檔案目錄查詢系統(tǒng)，提供多種檢索途徑;對利用率高的紙質(zhì)檔案，建立全文數(shù)據(jù)庫和特色數(shù)據(jù)庫;做好電子文件歸檔工作，形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，達到較高的查全率、查準率;等等。同時，積極開發(fā)和利用先進的檔案管理軟件系統(tǒng)，加強對檔案工作人員的技術(shù)培訓，為項目檔案管理現(xiàn)代化提供有力技術(shù)支持。
制定管理制度，提供制度保障。實施檔案管理，需要建立規(guī)范的管理制度，落實相關(guān)人員具體責任。大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目檔案管理制度應(yīng)包括檔案收集歸檔規(guī)定、檔案保管規(guī)定、檔案開發(fā)利用規(guī)定及檔案管理人員工作職責等。檔案管理制度的制定，應(yīng)具有可操作性和可行性，同時針對管理實踐中出現(xiàn)的新情況新問題，及時修訂完善，充分發(fā)揮檔案管理培養(yǎng)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才的功能作用。
建立管理標準，提供統(tǒng)一參照。規(guī)范的檔案化管理離不開科學的管理標準。應(yīng)制定統(tǒng)一的大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目檔案管理標準，供各相關(guān)單位參照，并結(jié)合實際進一步細化。檔案管理標準應(yīng)是具體到檔案收集、保存、加工、利用、服務(wù)等的技術(shù)標準和業(yè)務(wù)工作規(guī)范。檔案管理標準應(yīng)結(jié)合大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目實際，本著為大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)服務(wù)的宗旨，及時進行修訂和完善?？稍谥贫藴实耐瑫r，制定最佳實踐指南，發(fā)揮其最大效用。
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