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不管什么樣的會(huì)議，主辦者都希望適宜的對(duì)象(客戶)參加，所以會(huì)議策劃者一定要重視會(huì)議的邀請(qǐng)。通常情況下，邀請(qǐng)包括3個(gè)程序：

a、信息發(fā)布

b、回執(zhí)處理

c、確認(rèn)通知

信息發(fā)布

從媒體上分，邀請(qǐng)有以下幾種形式：

印刷品(包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知)

電子郵件

印刷媒介公告

電子媒介公告

信息發(fā)布的內(nèi)容通常包括：

主題

時(shí)間

地點(diǎn)(暫定或者候選)

主要議程及安排

費(fèi)用 標(biāo)準(zhǔn)等

有些還附送會(huì)議企劃書，目的是讓與會(huì)者了解參會(huì)的意義及對(duì)會(huì)議的期望。

回執(zhí)處理

對(duì)于主辦者來說，回執(zhí)是對(duì)會(huì)議策劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。

回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)做到合理、圓滿，通常包括如下信息：

a、明確的人數(shù)

b、職務(wù)

c、性別

d、聯(lián)系方式

e、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間

f、迎送要求等

回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。

回執(zhí)可以有多種形式，如：

a、傳真

b、信函

c、電子郵件

d、網(wǎng)路回執(zhí)

e、電話

需要指出的是，如果會(huì)議和條件允許，應(yīng)該在回執(zhí)中考慮到與會(huì)者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等。

確認(rèn)通知

如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。

同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有：

a、會(huì)議的確切地點(diǎn)

b、時(shí)間

c、議程

d、簽到程序

e、會(huì)展注意事項(xiàng)等。

會(huì)議通知有哪幾種方式？

會(huì)議通知的方式各種各樣，其主要方式有：

a、口頭通知

b、電話（傳真）通知

c、書面通知

d、電子郵件

口頭通知

這種方式最突出的優(yōu)點(diǎn)是快捷、省事，適合于參加人員少的小型會(huì)議。

電話（傳真）通知

大多數(shù)會(huì)議都采取這種方式通知。以電話（傳真）為媒介傳遞信息，快捷、準(zhǔn)確、到位，一般情況下，成本也不高。當(dāng)然，以這種方式傳達(dá)通知時(shí)，會(huì)務(wù)人員必須作通知情況書面記載。

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