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1．安排會議主題或議題

會議主題是會議要討論的主要問題和要議定的事項，它決定著會議的性質(zhì)和方向，是會議目標(biāo)的體現(xiàn)。議題是對會議主題的細化，是由領(lǐng)導(dǎo)決定的。確定主題的主要方法有：一是要有確實的依據(jù)，二是必須要結(jié)合本單位的實際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領(lǐng)導(dǎo)提出，二是領(lǐng)導(dǎo)提出會議的目標(biāo)和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經(jīng)篩選整理后，報領(lǐng)導(dǎo)審定。會議的議題無論是領(lǐng)導(dǎo)提出的，還是秘書部門征求意見整理的，都應(yīng)建立在調(diào)查研究、實事求是的基礎(chǔ)上，盡量避免主觀性和片面性，使其科學(xué)合理，具有較強的針對性。

2．確定會議相關(guān)事項

1)確定會議名稱

有些會議的名稱是固定的，如代表會議、辦公會議等，有些會議的名稱則是不固定的。會議名稱應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成。

(1)會議主辦單位的名稱。

(2)會議的主題。

(3)會議的類型。

例如，“××集團公司經(jīng)貿(mào)洽談會”這個名稱，其中，“××集團公司”是會議主辦單位的名稱，“經(jīng)貿(mào)”是會議的內(nèi)容或主題，“洽談會”是會議的類型。另外，有的會議名稱還可以包括時間和范圍等因素。例如，“××集團公司×年全體員工總結(jié)大會”，其中，“×年”是會議內(nèi)容針對的時間，“全體員工”是會議的范圍，“總結(jié)大會”表明了會議的類型。會議名稱要用精練的文字高度概括出會議的主題，使人一目了然。

2)確定會議的規(guī)模和規(guī)格

會議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會議的內(nèi)容或議題。內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時，應(yīng)當(dāng)本著精簡效能的原則來確定會議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。

3)提出參加會議的范圍或人員名單

在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會議的范圍或人員名單。這就是說，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會議應(yīng)當(dāng)由何種層級或何種身份的人參加，這里所說的層級，一般是指參加會議人員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是在于會議的需要。目前，社會上有些單位辦會，動不動就請上一大堆“名人”，其實與會議的內(nèi)容毫不相關(guān)，只是想借“名人”提高企業(yè)的知名度，這樣做雖然可能會引起一時轟動，但增加了成本，很可能造成不必要的浪費。還有個別單位和地區(qū)存在著“陪會”現(xiàn)象，即應(yīng)該一位領(lǐng)導(dǎo)出席會議，但實際上卻帶著秘書、司機、家屬等一行人，不僅給會議主辦單位造成很大壓力，更給與會者單位造成了不必要的經(jīng)濟負擔(dān)。因此，在擬定會議范圍或人員名單時，應(yīng)盡量避免類似情況的出現(xiàn)，將真正應(yīng)當(dāng)參加會議的人員列入名單，無關(guān)人員應(yīng)排除在外。

3．?dāng)M訂會議的時間與會期

1)提出會議召開的時間

召開會議的時間應(yīng)當(dāng)在會議議題確定下來之后確定，原則上應(yīng)盡量趕早不趕晚，但也要注意以下幾點。

(1)要根據(jù)會議的主持人或主辦會議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間。

(2)主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開會議，緊急會議可以除外。

(3)會見會談性會議應(yīng)當(dāng)事先同主、賓雙方商議之后再確定會議召開的時間。

2)確定會期

會期是指召開會議時間的長短。確定會期應(yīng)當(dāng)與會議的內(nèi)容緊密相聯(lián)。即內(nèi)容多，議題復(fù)雜，需要與會人員充分發(fā)表意見的會議，會期可長一些，反之可短些。確定會期也應(yīng)當(dāng)遵循精簡效能的原則，盡量開短會。為此，可以采取限定發(fā)言時間的做法，以提高會議的效率。

4．?dāng)M訂會議的議程與日程安排

1)擬訂會議議程

擬訂會議議程應(yīng)當(dāng)簡明概略，并冠以序號將其清晰地表達出來。代表會議的議程還要經(jīng)代表大會的預(yù)備會議或主席團會議通過之后才能正式生效。

一般議程的順序如下。

(1)宣布議程。

(2)說明人員缺席情況。

(3)宣讀并通過上次會議的備忘錄。

(4)財務(wù)主管報告。

(5)其他報告。

(6)新的議題。

(7)有關(guān)人事任免。

(8)提名并選舉新的負責(zé)人。

(9)通知有關(guān)事項。

(10)宣布休會。

2)安排會議日程

會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天的上午、下午、晚上3個單元里，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會議的活動。因此，擬訂會議日程要明確具體，并準(zhǔn)確無誤。日程安排大體包括時間(可具體到×小時×分鐘)、內(nèi)容和地點。

3)案例——簡明的會議議程

“秘書工作”市管理協(xié)會技術(shù)訓(xùn)練專題研討會議議程

一、專題報告：《當(dāng)代發(fā)達國家經(jīng)營技術(shù)訓(xùn)練情況與發(fā)展趨勢》

二、銷售與服務(wù)訓(xùn)練演示

三、座談討論

四、大會交流

實例

時間安排：

上午：8:00 8:15 10:00 11:00

中午：12:00

××市管理協(xié)會技術(shù)訓(xùn)練中心秘書處

“秘書工作”×年×月×日

會議日程安排

××市管理協(xié)會技術(shù)訓(xùn)練專題研討會日程安排

內(nèi)容安排：

報到

報告會××

銷售訓(xùn)練演示

服務(wù)訓(xùn)練演示

午餐

地點：××飯店一樓大廳

飯店五樓會議廳

下午1:30

分組研討

第一組六樓會議室

第二組七樓會議室

第三組八樓會議室

“秘書工作”飯店五樓會議廳

5．準(zhǔn)備會議文件

會議文件的準(zhǔn)備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負責(zé)起草，有的是由秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草，有的是由秘書配合業(yè)務(wù)部門起草。承擔(dān)文件起草的秘書應(yīng)了解會議宗旨和會議的全面情況，緊緊圍繞會議中心，力爭較好地完成任務(wù)。

文件的印制、分發(fā)應(yīng)認(rèn)真負責(zé)，保證質(zhì)量，不出差錯。

6．落實后勤工作會務(wù)

后勤服務(wù)是會務(wù)工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，特別是一些內(nèi)容重要、規(guī)格高、參加人數(shù)較多的會議，如果后勤工作做得不好，將會嚴(yán)重影響會議效果。

準(zhǔn)備階段的后勤服務(wù)應(yīng)做好以下工作。

(1)會議經(jīng)費項目預(yù)算。主要包括會場租金、場地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補貼、交通、娛樂費用等。在預(yù)算時，應(yīng)堅持節(jié)約原則，精打細算，減少開支，嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，不任意提高開支標(biāo)準(zhǔn)。

(2)落實食宿，安排交通，做好衛(wèi)生保健工作。

(3)制作會議證件。會議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證等。這些證件都應(yīng)事先印制好，以便及時發(fā)給與會者和工作人員。

(4)制定會議的值班工作與保密工作方案。

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