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會議組織工作頭緒繁雜、環(huán)節(jié)較多，每個環(huán)節(jié)之間相互關聯(lián)、相互影響，一個環(huán)節(jié)出了問題就要影響下一個環(huán)節(jié)甚至整個會議。因此，應該重視會議工作的總體協(xié)調(diào)與安排，必須建立一套有效的指揮調(diào)度系統(tǒng)。

會議協(xié)調(diào)是指會議組織者受上級領導者的委托，通過各種方式和手段妥善地協(xié)調(diào)、處理各種關系、矛盾和糾紛，其目的是保證會議的順利召開、進行和圓滿結束。會議協(xié)調(diào)也是會議組織管理的重要手段，其實質(zhì)是統(tǒng)一認識，調(diào)整關系，解決矛盾，協(xié)調(diào)行動。

秘書部門要做好會務工作總體協(xié)調(diào)，必須建立一套有效的指揮調(diào)度系統(tǒng)，并且明確崗位責任。必要時，應列出詳細的任務分工表，人手一份，以備檢查和落實，及時協(xié)調(diào)解決問題。如文稿起草、會務組織、會場布置、文藝演出、來賓接待、生活服務、安全保衛(wèi)、交通疏導、醫(yī)療急救、電力保障等。

會議協(xié)調(diào)的方法與途徑多種多樣，要靈活運用，主動地做好協(xié)調(diào)與安排工作，會議協(xié)調(diào)的要求如下。

(1)加強會議組織工作部門的建設，提高會議組織人員的素質(zhì)和工作效率，樹立良好的形象，取得各方面的信任。

(2)注重調(diào)查研究，廣泛收集各方面的信息。

(3)爭取領導同志的理解、信任和支持。

(4)充分發(fā)揮各相關工作部門的作用。

(5)顧全大局，求同存異，協(xié)調(diào)一致。

(6)建立良好的人際關系。

(7)善于將原則性與靈活性結合起來。

(8)遇到問題，應耐心細致，沉著冷靜，穩(wěn)重行事。

(9)注意留有余地。

(10)協(xié)調(diào)之后注意及時抓落實。

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