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“秘書”一詞。古已有之，今天人們談到秘書，往往與文牘，領(lǐng)導(dǎo)的助手、智囊、參謀等聯(lián)系在一起，有的聯(lián)系得更廣泛一些。但是，究竟如何確切表述其內(nèi)涵，又感到不那么容易。從我國秘書學(xué)建立至今的十來年看，這一根本性問題也始終沒能得到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。本文就幾個(gè)相關(guān)問題談?wù)勛约旱挠^點(diǎn)。

一、“秘書”應(yīng)認(rèn)定為是一種職務(wù)

這是針對(duì)學(xué)術(shù)界有人提到的秘書是一種職位、職業(yè)、職稱而言的。把秘書界定在一種職位、職業(yè)或職稱上并非錯(cuò)誤。但是界定在職務(wù)上更符合它的本義，最具實(shí)質(zhì)意義。

二、秘書與領(lǐng)導(dǎo)者保持著盡小的空間

在“秘書”定義中，有不少關(guān)于秘書與領(lǐng)導(dǎo)空間位置的表述，大多為"秘書身處領(lǐng)導(dǎo)近身"等詞句。　應(yīng)該說，它反映了一種客觀狀況，表明了秘書與領(lǐng)導(dǎo)保持著盡小空間的事實(shí)。但是，這種表述不全面，因?yàn)樗鼉H僅從物質(zhì)空間這方面描述了兩者距離的接近，而忽視了他們?cè)诰窨臻g上具有著同樣接近的另一面。

三、秘書“以文字材料的處理為主要特征”

在傳統(tǒng)觀念中，秘書常常與秀才聯(lián)系在一起，什么是秘書--秘書就是搞文字工作的，寫東西的。以后，秘書學(xué)科的建立，人們?cè)诶硇缘母叨扰ψ鞒隹茖W(xué)概括的時(shí)候，也始終沒有忘記秘書的文牘性，只是把“制掌文書”與“事務(wù)處理”--一同作為了秘書的根本特征加以揭示。應(yīng)當(dāng)看到，這是認(rèn)識(shí)上的一大變化，是客觀對(duì)象發(fā)展的及時(shí)反映。然而，從理論上和實(shí)踐中來分析，這一認(rèn)識(shí)又存在著兩個(gè)問題。

一是按邏輯學(xué)分析，“制掌文書”與“處理事務(wù)”這兩個(gè)概念顯然不相互排斥，而是交叉。

二是從實(shí)際狀況看，“制掌文書”的表述不及“文字材料處理”的表述準(zhǔn)確和全面。

四、秘書所做事情的全部是“信息和其他事務(wù)”

嚴(yán)密地說，秘書所處理的信息大部分也應(yīng)歸屬事務(wù)工作的范疇；但還有一個(gè)層面，就是秘書的思想、智慧融入領(lǐng)導(dǎo)決策之中，即不少人稱之為的輔助決策、參謀、智囊等等。

除了信息處理以外，秘書還有大量的其他事務(wù)工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專著都努力想把這部分事務(wù)工作羅列清楚，但又總是得不到滿意的結(jié)果。究其原因，是秘書為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)這一特點(diǎn)所致。

五、秘書是為領(lǐng)導(dǎo)者提供服務(wù)的行政人員

這有三層意思，一是秘書所做的事情是服務(wù)性的，二是秘書服務(wù)的對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者，三是秘書是行政人員。

至于秘書是“行政人員”的認(rèn)定，實(shí)際上是對(duì)秘書的歸屬作出的描述。指出秘書是行政人員，一是可將秘書與技術(shù)類人員、管理類人員?。▏?yán)格意義上的行政人員），與體力勞動(dòng)者區(qū)別開來；二是體現(xiàn)秘書工作是整個(gè)管理活動(dòng)的組成部分的觀點(diǎn)。

基于定義“秘書”的幾個(gè)基本問題的如上認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為，所謂“秘書”是一種職務(wù)，指與領(lǐng)導(dǎo)者保持盡小的空間，專為其提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務(wù)服務(wù)的行政人員。

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