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一、檔案保管期限表的概念及作用

檔案保管期限就是以表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。它的主要作用是鑒定檔案價(jià)值和確定檔案保管期限。

二、檔案保管期限表的類型

從我國(guó)已有的各種檔案保管期限表來(lái)看，有如下幾種類型：

（一）通用檔案保管期限表（又稱標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表）

它是由國(guó)家檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)編制的，供全國(guó)縣以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定文書(shū)檔案通用的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。是全國(guó)各機(jī)關(guān)確定一般性檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)和制定其它類型檔案保管期限表的指南。如國(guó)家檔案局1987年制定頒發(fā)的新的《文書(shū)檔案保管期限表》

（二）專門(mén)檔案保管期限表

它是由國(guó)家檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)會(huì)同有關(guān)主管部門(mén)編制的，是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位鑒定專門(mén)性檔案時(shí)通用的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。專門(mén)檔案一般由專用公文轉(zhuǎn)化而來(lái)，因其是在一定工作部門(mén)和業(yè)務(wù)范圍，根據(jù)特殊需要專門(mén)使用的公文，所以有其特殊性，保管期限與通用保管期限有所差別，特單列出。如1962年、1965年和1984年，由財(cái)政部和國(guó)家檔案局先后共同制定、頒發(fā)的《預(yù)算會(huì)計(jì)帳薄、憑證、報(bào)表保管、銷(xiāo)毀期限一覽表》和《預(yù)算會(huì)計(jì)檔案保管期限表。

（三）同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表

它是由主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)編制的，供同一系統(tǒng)內(nèi)各機(jī)關(guān)、單位使用的檔案保管期限表。這種檔案保管期限表須經(jīng)過(guò)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行，并要報(bào)送國(guó)家檔案局，抄送各省檔案局，如《衛(wèi)生部門(mén)行政、企業(yè)系統(tǒng)檔案材料保管期限暫行標(biāo)準(zhǔn)》，《中國(guó)人民解放軍文書(shū)檔案保管期限參考表》。

（四）同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表

它是由檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)編制的，是同一類型（如學(xué)校、醫(yī)院、工廠等）單位鑒定檔案時(shí)通用的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。如××市學(xué)校檔案保管期限表。

（五）機(jī)關(guān)檔案保管期限表

它是各機(jī)關(guān)根據(jù)本機(jī)關(guān)檔案的具體情況編制的，專供本機(jī)關(guān)鑒定檔案時(shí)使用的。如《中華人民共和國(guó)昆明海關(guān)文件保管期限表》。

其中通用檔案保管期限表對(duì)其他四種檔案保管期限表具有指導(dǎo)意義。

三、文書(shū)檔案保管期限表

1、本級(jí)黨的代表大會(huì)、代表會(huì)議、人民代表大會(huì)、人民代表會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦女聯(lián)合會(huì)代表會(huì)會(huì)議的文件材料。

1、1通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、重要的照片、錄音（像）帶等文件永久

1、2賀信、賀電、討論未通過(guò)的文件長(zhǎng)期

1、3小組會(huì)議記錄、參考文件、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料短期

2、本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、工會(huì)、共青團(tuán)、婦女聯(lián)合會(huì)的常委會(huì)、全體委員會(huì)、政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料

2、1公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件材料永久

2、2討論未通過(guò)的文件材料等短期

3、上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議文件材料

3、1主要文件材料長(zhǎng)期

3、2其它文件材料短期

4、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料

4、1直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的，屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的，和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要的文件材料永久

4、2直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料長(zhǎng)期

4、3其它需要執(zhí)行的文件材料短期

5、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料永久

6、本機(jī)關(guān)黨組（包括實(shí)行黨委制的黨委）和行政辦公會(huì)的記錄、紀(jì)要、討論通過(guò)的文件永久

7、本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議的文件材料

7、1本機(jī)關(guān)召開(kāi)的工作會(huì)議和重要的專業(yè)會(huì)議文件材料

7、1、1通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要、重要的聲像材料永久

7、1、2典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)長(zhǎng)期

7、1、3小組會(huì)議記錄、參考材料短期

7、2一般專業(yè)會(huì)議文件材料

7、2、1紀(jì)要、通知、總結(jié)、講話、報(bào)告、重要的聲像材料長(zhǎng)期

7、2、2典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)短期

8、本機(jī)關(guān)制發(fā)的（包括與其它機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）文件材料

8、1方針、政策法規(guī)性的，重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久

8、2一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的長(zhǎng)期

8、3事務(wù)性有參考價(jià)值的短期

9、代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的文件的最后草稿

9、1重要的法規(guī)性的長(zhǎng)期

9、2其它的短期

10、本機(jī)關(guān)各種普查工作形成的文件材料

10、1綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告永久

10、2原始記錄長(zhǎng)期

11、本機(jī)關(guān)專題、典型的調(diào)查報(bào)告

11、1重要的永久

11、2一般的短期

12、本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告與本機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示

12、1方針政策性的重要問(wèn)題的永久

12、2一般事務(wù)性問(wèn)題的短期

13、本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的工作總結(jié)、報(bào)告

13、1主要職能活動(dòng)年度和年度以上的、重要專題的永久

13、2半年的、季度的、一般專題的長(zhǎng)期

14、本機(jī)關(guān)計(jì)劃、規(guī)劃、控制數(shù)字

14、1年度和年度以上的永久

14、2季度的、月份的每期

15、本機(jī)關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表

15、1匯總的、年度和年度以上的、專題的永久

15、2季度、月份的短期

16、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、工作條例、人員編制、啟用印信交件材料永久

17、干部任免的文件材料

17、1本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，本機(jī)關(guān)對(duì)直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料永久

17、2本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的任免材料長(zhǎng)期

18、本機(jī)關(guān)勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等的文件材料

18、1省級(jí)以上的永久

18、2地、縣級(jí)以下的長(zhǎng)期

19、本機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)人員的處分材料

19、1影響大、問(wèn)題嚴(yán)重的永久

19、2一般的長(zhǎng)期

20、干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、職務(wù)聘任、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料長(zhǎng)期

21、本機(jī)關(guān)職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根長(zhǎng)期

22、本機(jī)關(guān)職工、黨員名冊(cè)永久

23、本機(jī)關(guān)中黨、團(tuán)、工會(huì)的基層組織形成的工作報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議文件和團(tuán)員名冊(cè)等文件材料長(zhǎng)期

24、本機(jī)關(guān)組織沿革、大事記永久

25、本機(jī)關(guān)及本機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化和解決邊界糾紛、征用土地的文件材料 永久

26、本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證長(zhǎng)期

27、本機(jī)關(guān)編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本永久

28、本機(jī)關(guān)與國(guó)內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書(shū)等文件材料

28、1有歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的永久

28、2重要的長(zhǎng)期

28、3一般的短期

29、本機(jī)關(guān)關(guān)于出國(guó)考察、友好往來(lái)、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料

29、1重大活動(dòng)的主要文件永久

29、2一般活動(dòng)的審批手續(xù)、考察報(bào)告長(zhǎng)期

29、3其它文件材料短期

30、機(jī)關(guān)之間協(xié)商工作的往來(lái)文件材料短期

31、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料短期

32、本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料

32、1有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的永久

32、2有上級(jí)機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的長(zhǎng)期

32、3其它有重要處理結(jié)果的短期

32、4沒(méi)有處理結(jié)果的短期

33、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

33、1年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重大問(wèn)題的專題報(bào)告長(zhǎng)期

33、2年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一般專題的報(bào)告和備案的短期

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