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一、接受任務(wù)

一批或一次任務(wù)通常都是通過傳真、電話、領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭安排等形式下達(dá)。

二、制定接待方案

根據(jù)客人目的、活動時間和領(lǐng)導(dǎo)要求等由接待人同會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門擬訂接待方案，然后報相關(guān)同志審閱。接待方案一般由以下部分組成：活動時間、活動地點(diǎn)、活動內(nèi)容、出席領(lǐng)導(dǎo)、參加人員、活動承辦人和接待人員等7個部分。

在制定接待方案的同時，要預(yù)先聯(lián)系預(yù)留接待任務(wù)需要的客房、餐廳、會議室等，以保證方案制定后可以得到落實(shí)。

三、方案送審

將制定好的接待草案報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，修改定稿。

四、安排落實(shí)任務(wù)

接待方案確定后，及時將方案報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門并與相關(guān)賓館聯(lián)系確認(rèn)接待任務(wù)需要的房間、會議室、就餐地點(diǎn)、會標(biāo)、房內(nèi)鮮花水果配備等。將任務(wù)落到實(shí)處

五、制作日程卡

重要接待任務(wù)，要在接待方案的基礎(chǔ)上，制作打印接待任務(wù)日程卡。

六、迎接

一般應(yīng)根據(jù)來賓身份、職務(wù)、目的等綜合考慮由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)或職務(wù)相宜人員迎接。接待工作人員應(yīng)準(zhǔn)確了解來賓所乘交通工具的車次、路線及抵達(dá)時間。做好迎接安排。

七、安排會議室或會見

根據(jù)參加人員多少或會議形式安排適當(dāng)?shù)臅h室，并準(zhǔn)備席卡、話筒、鮮花、文件夾等。會議室一般不安排水果，除礦泉水外也不安排其它飲料。

八、宴請安排

一批客人原則上只安排一次宴請。陪員應(yīng)盡量減少。宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。

九、參觀考察

工作考察參觀由對口業(yè)務(wù)處室、部門具體負(fù)責(zé)安排。接待人員具體負(fù)責(zé)做好相關(guān)銜接工作，并重點(diǎn)安排旅游景點(diǎn)的參觀活動。

十、送行

客人離開，應(yīng)根據(jù)需要恰當(dāng)安排送行。送別地點(diǎn)可以視情靈活作出安排。既可以到車站、機(jī)場送行，又可送至某、某地（某）交界處，也可以在客人下榻的賓館送別。

十一、資料歸檔

一批任務(wù)結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)任務(wù)的等級及重要程度及時做好資料收集整理、核實(shí)歸檔工作，便于以后工作中查閱。

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