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一、文書立卷整理是機(jī)關(guān)文書工作的一項(xiàng)基本制度。本所文書立卷工作由內(nèi)勤人員進(jìn)行負(fù)責(zé)。

二、本所檔案應(yīng)編制整理類目，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法規(guī)定。

三、檔案質(zhì)量應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，一事(問題)一件，便于保管和利用。

1、歸檔文件、材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制;

2、歸檔文件以件為單位，一般以每份文件為一件，文件正本定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件;

3、盒內(nèi)文件材料應(yīng)按先批復(fù)后請示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列;

4、盒卷內(nèi)文件應(yīng)除去金屬物，已破損的應(yīng)予以修整，托裱整齊，逐件用縫紉機(jī)裝訂并依次編頁號(hào)或件號(hào);

5、填寫盒內(nèi)目錄和備考表應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰;

6、聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音對象、時(shí)間、地點(diǎn)中心內(nèi)容和責(zé)任者。

7、實(shí)物檔案應(yīng)用文字標(biāo)出授獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)名稱、日期、單位和載體種類;

8、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門收集齊全，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表分類整理立卷，裝訂成冊，并在每冊封皮上注明保管期限，在財(cái)務(wù)部門管理一年后移交檔案室，并編寫會(huì)計(jì)檔案案卷目錄和移交清單一式兩份;

9、基建檔案由基建部門收集整理，按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份，工程完工驗(yàn)收后移交檔案室;

四、文書書寫要求

1、書寫材料應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水，除特殊行業(yè)規(guī)定外不能使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等。

2、文字書寫一律從左至右橫寫。