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現(xiàn)金交易和收支在管理中最容易產(chǎn)生漏洞，對(duì)于現(xiàn)金交易頻繁的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)金管理控制方法，最容易產(chǎn)生舞弊情形。為了加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金交易的控制,中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)抓住以下重點(diǎn)進(jìn)行控制:

一、設(shè)立擔(dān)保制度，對(duì)現(xiàn)金經(jīng)手人加以控制

中小企業(yè)內(nèi)部的各種員工，只要經(jīng)手現(xiàn)金，就必須有擔(dān)保。擔(dān)保方式包括“保證人”、 “擔(dān)保物”、 “公司重要人物的保證”等，而且保證書(shū)填寫(xiě)后，企業(yè)還要加以核查，以確認(rèn)事實(shí)。保證在職期間不做損及公司利益的行為，此為企業(yè)最基本的第一道防御原則。

二、加強(qiáng)現(xiàn)金收入的記錄與核查

當(dāng)收入現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)立刻產(chǎn)生某種記錄，例如開(kāi)立連續(xù)編號(hào)的發(fā)票，或開(kāi)立出貨單，或使用收銀機(jī)等。銷(xiāo)售部門(mén)最好設(shè)有集中收款處，由該處人員開(kāi)發(fā)票，或?qū)⒁验_(kāi)好的發(fā)票上蓋“發(fā)票章”。如果每筆收入都有記錄，自然容易核對(duì)。而且事經(jīng)兩人以上，作弊的機(jī)會(huì)便會(huì)減少。

三、定時(shí)查詢賬務(wù)收支情況

對(duì)于銷(xiāo)售部門(mén)的現(xiàn)金控管工作，要求銷(xiāo)售主管每日匯報(bào)前一日銷(xiāo)售的發(fā)票總額，以及存人銀行的存款金額，并于當(dāng)日上午l0時(shí)以前將前日現(xiàn)金所得存人附近的銀行；公司的出納人員于上午11時(shí)到銀行去列印存折，或是在電腦上借著網(wǎng)絡(luò)銀行查詢賬務(wù)收支狀況，以確定各部門(mén)所有的現(xiàn)金已確實(shí)匯人公司賬戶，如有異常狀況，在當(dāng)日要迅速解決。

四、建立“零用金"制度，專款專用

管理重點(diǎn)是“一切收款，悉存銀存。所有支出，統(tǒng)一付款?，F(xiàn)金收入，不得移用支付。唯一庫(kù)存現(xiàn)金，只有零用基金”。對(duì)于銷(xiāo)售部門(mén)的費(fèi)用支出，可建立零用金制度，在銀行開(kāi)立另一個(gè)賬戶來(lái)處理零用金支出，每天支付款，除了零用金之外，盡量開(kāi)具支票等，這是內(nèi)部控制的要點(diǎn)之一。不要在同一個(gè)銀行賬戶內(nèi)同時(shí)處理發(fā)票和現(xiàn)金收支工作，還要禁止主管每日將零用金支出充抵現(xiàn)金收入再將凈現(xiàn)金余額存人銀行的做法。

五、“管財(cái)”人與“管賬”人職務(wù)分離

經(jīng)手現(xiàn)金收支的出納工作，與管理現(xiàn)金及簿記等會(huì)計(jì)工作，要由不同的人員擔(dān)任，以收互相牽制之效。

六、設(shè)專職拆信員

如果企業(yè)開(kāi)展的是郵購(gòu)業(yè)務(wù)，數(shù)量較大時(shí)，最好專設(shè)拆信員；如無(wú)專設(shè)人員，亦應(yīng)由非會(huì)計(jì)及非出納人員兼任。拆閱后，應(yīng)根據(jù)信內(nèi)匯票支票，填具匯款清單，交與出納存款，再由會(huì)計(jì)根據(jù)該匯款清單及送款簿存根人賬。

七、加強(qiáng)支票和往來(lái)賬款的管理

每月發(fā)出賬單清款時(shí)，應(yīng)請(qǐng)客戶盡速核對(duì)。收款時(shí)，應(yīng)請(qǐng)客戶開(kāi)立劃線抬頭支票。如是即期支票，應(yīng)請(qǐng)客戶注明“禁止背書(shū)轉(zhuǎn)讓”字樣。對(duì)于每一客戶賬余額，會(huì)計(jì)或稽核人員應(yīng)隨時(shí)加以核對(duì)，檢查是否尚有未收到的賬款并催收。此外，必須運(yùn)用抽查辦法，發(fā)出對(duì)賬單，請(qǐng)客戶回簽對(duì)賬?？蛻糍~款由專人收取的做法較為理想，但目前各企業(yè)常由業(yè)務(wù)人員兼收，極易發(fā)生挪用吞沒(méi)的情況，因此客戶賬款應(yīng)勤于核對(duì)檢查。

八、設(shè)立臨時(shí)突擊抽查制度

企業(yè)主管(或內(nèi)部稽核人員)要不定期地突擊檢查零用基金及現(xiàn)金以及現(xiàn)金交易的流程與做法，督促管理人員和記錄人員保持警戒而不至于疏忽。