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    建賬和會(huì)計(jì)循環(huán)工作
    來源:易賢網(wǎng) 閱讀:758 次 日期:2016-08-09 09:35:45
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    “如果說前邊我教你們的會(huì)計(jì)常識(shí)是學(xué)寫生字的話,那么現(xiàn)在我開始教你們造句,等講到所有會(huì)計(jì)處理的時(shí)候,就是作文了。只有寫出文章才有可能掙到稿費(fèi),文章越精彩,稿酬就越高,同樣道理,會(huì)計(jì)的水平越高,薪酬也就越高?!?/P>

    “那就是說,我現(xiàn)在才是小學(xué)二年級的水平唄?”我有點(diǎn)不服。

    “那我都大學(xué)畢業(yè)了,也沒達(dá)到三年級的水平啊!”

    “那是因?yàn)槟惚??!蔽覔尠姿?/P>

    “不對,”老媽接過話說,“學(xué)會(huì)計(jì)的都要經(jīng)過這個(gè)階段,周游是沒接觸到實(shí)際工作,一旦操作起來,他一定比你進(jìn)步快。”

    “好了,開始上課?!崩蠇屢槐菊?jīng)地說。

    “從今天開始,我們進(jìn)入實(shí)戰(zhàn)狀態(tài),假設(shè)一家公司成立,你倆就是這兒的會(huì)計(jì)了。你們將從何處入手,接著又怎樣干呢?”

    建立賬簿的單位

    媽媽說:按照《會(huì)計(jì)法》規(guī)定,各單位必須依法設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿,并保證其真實(shí)、完整。無論是國有單位,還是民營企業(yè)或者民間組織,甚至是具備建賬條件的個(gè)體工商戶,都需要建賬。

    說到建賬,好像挺復(fù)雜的,其實(shí)一點(diǎn)都不難。記住關(guān)鍵的一條就夠了,根據(jù)核算的對象從兩方面反映,一是總括反映;二是明細(xì)反映。

    你進(jìn)一家企業(yè),要建賬不外乎有兩種情況:

    (1)新成立的企業(yè)。要求一切從頭開始,這對于老會(huì)計(jì)來說,是最高興的事,因?yàn)闆]有陳年老賬,沒有羅嗦事,不用很操心。但是對于缺乏經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)來講,就顯得盲目,有點(diǎn)不知所措。

    (2)老企業(yè)。這里還分兩種情況,一是人家以前就有了比較正規(guī)的賬目,遇到這樣的企業(yè)是你的幸運(yùn),不但能學(xué)到好多東西,而且還不用操心,接過來繼續(xù)做就可以了。另一種是原本賬目不清,所以想換一個(gè)會(huì)計(jì),這時(shí)你來了,剛接觸的時(shí)候可能感覺不到什么,結(jié)果隨著業(yè)務(wù)的進(jìn)展,你會(huì)發(fā)現(xiàn)越來越亂,越來越?jīng)]頭緒,那時(shí)就會(huì)感受到什么叫焦頭爛額了,這最考驗(yàn)?zāi)愕墓Ψ蛄恕?/P>

    “阿姨是不是都遇到過?”

    “是啊,這些都是我的切身體會(huì),我是有感而發(fā)。在這兒我再強(qiáng)調(diào)一點(diǎn):你受聘一家企業(yè)后,首先要盡快熟悉企業(yè)的經(jīng)營狀況,熟悉業(yè)務(wù),包括了解產(chǎn)品或商品、了解客戶,這樣對處理賬務(wù)有幫助,然后再了解會(huì)計(jì)賬目,弄清前期業(yè)務(wù)的來龍去脈,這樣接手后,會(huì)很快進(jìn)入角色。如果你在年內(nèi)某一天要接管賬簿,一定要移交人把賬理順了你才接,辦理交接手續(xù),在賬簿最后一筆余額后由移交人蓋章。”

    “建新賬要先買賬本,使用會(huì)計(jì)軟件要進(jìn)行初始化操作。我那天不是要你們買賬本嗎?”

    啟用會(huì)計(jì)賬簿時(shí),應(yīng)當(dāng)在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。在賬簿扉頁上應(yīng)當(dāng)附啟用表,內(nèi)容包括:啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員姓名,并加蓋名章和單位公章。根據(jù)湖北省財(cái)政廳等九廳局文件規(guī)定,各單位每年年初要將建立的總賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬送到當(dāng)?shù)刎?cái)政會(huì)計(jì)管理部門辦理建賬監(jiān)管事宜。記賬人員或者會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)當(dāng)注明交接日期、接辦人員或者監(jiān)交人員姓名,并由交接雙方人員簽名或者蓋章。

    建立賬簿的種類和格式

    現(xiàn)在我就說說賬簿的種類和格式:

    賬簿按用途分為日記賬、分類賬和備查賬三種。日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間和先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿,在我國,大多數(shù)單位只設(shè)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。分類賬是對全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照會(huì)計(jì)要素的具體分類設(shè)置的賬簿,分為總分類賬和明細(xì)分類賬,總分類賬簡稱總賬,是按一級會(huì)計(jì)科目設(shè)置的賬簿,明細(xì)分類賬簡稱明細(xì)賬,是按二級科目或三級甚至四級科目設(shè)置的賬簿。備查賬簿是對某些在日記賬和分類賬中不予登記或者登記情況不夠詳細(xì)作補(bǔ)充登記使用的賬簿。

    賬本的格式一般有三欄式、數(shù)量金額式和多欄式,每一種都有不同的用處?,F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬是必須設(shè)置的,還有就是我剛才說的那五大類科目都有建賬的必要。我們不是每一個(gè)科目都使用一本賬簿,昨天你們不是看到我記的那些賬了嗎,一共就六本,我看你買的這些。

    日記賬——現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬,都交給出納單獨(dú)記賬;

    多欄式費(fèi)用賬——用于銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等科目記賬;

    存貨明細(xì)賬——用于庫存商品、原材料等科目記賬,除了記金額外,還要記數(shù)量;

    三欄式明細(xì)賬——可以立兩本平時(shí)發(fā)生額少的賬戶集中到一起,記在一本賬上,比如實(shí)收資本、資本公積、本年利潤等等。那些往來科目,比如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款,可以記在一本賬里。如果往來賬多的,再視情況分出來一本一本地記。

    固定資產(chǎn)和低值易耗品,還需要建立詳細(xì)的卡片賬。

    總賬也是三欄式。按一級會(huì)計(jì)科目建在一本賬上。建總賬的時(shí)候,最好按資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益的類別來分頁。例如:第1頁到第4頁登記現(xiàn)金,第5頁到第10頁登記銀行存款,以此類推。我說多了,你們也記不住,以后隨著業(yè)務(wù)的發(fā)生,就知道該立什么賬了,沒有的可以后補(bǔ)。

    在年初建新賬,要將上年余額抄錄在新賬某科目第一行,摘要欄要寫上“上年結(jié)轉(zhuǎn)”,再寫上余額的借貸方向和金額。

    “太簡單了,這就叫建賬啊,我以為多難呢!”我不以為然。

    會(huì)計(jì)循環(huán)

    媽媽說:“賬建好后,會(huì)計(jì)開始按步就班地做會(huì)計(jì)循環(huán)工作,下面我一項(xiàng)一項(xiàng)地講?!?/P>

    “會(huì)計(jì)循環(huán)?”我好像聽老媽說過。“會(huì)計(jì)循環(huán),也就是會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)流程,是指從分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)起到編制會(huì)計(jì)報(bào)表為止的全過程。通俗點(diǎn)說就是會(huì)計(jì)工作的流程,也就是會(huì)計(jì)每個(gè)月循環(huán)做的事。”

    “我看書上都是從貨幣資產(chǎn)開始講的?!蔽也唤狻?/P>

    “對于你這樣的初學(xué)者,開始就那么講你肯定發(fā)蒙,這就是你聽不懂的原因。了解了會(huì)計(jì)循環(huán),就像找到了會(huì)計(jì)的路線,處理業(yè)務(wù),就是怎么走的問題了,業(yè)務(wù)水平高,就會(huì)感到一馬平川,否則就會(huì)困難重重?!?/P>

    “對呀,會(huì)計(jì)表面看似簡單,但實(shí)際做起來,就能看出處理業(yè)務(wù)的水平了。考察會(huì)計(jì)的最好辦法就是實(shí)際操作,水平高低一眼就看出來了。”

    看來老媽對會(huì)計(jì)是有法眼的。我媽繼續(xù)說:“昨天我不是講了原始憑證嗎!這些都是,前邊那三張是外來的原始憑證,就是企業(yè)在外邊買東西,人家給開的發(fā)票等;后邊這兩張是自己根據(jù)發(fā)生業(yè)務(wù)事項(xiàng)自制的原始憑證,一看就知道是我們自己制作并填寫的?!?/P>

    接著她又拿出一本記賬憑證,“這是我已經(jīng)裝訂好的記賬憑證,根據(jù)那些原始憑證,填制這些記賬憑證?!?/P>

    “做完了一張張的憑證就要匯總了,就是把平時(shí)做的記賬憑證統(tǒng)計(jì)到一起?!闭f著媽媽翻開了那本憑證的第一頁,我看到的是一張記賬憑證匯總表。

    最后我媽拿出賬本,有五六本?!斑@些就是會(huì)計(jì)賬簿,都是根據(jù)憑證登記的。到了月末根據(jù)這些賬編制會(huì)計(jì)報(bào)表,一個(gè)月的業(yè)務(wù)就結(jié)束了。接下來就是報(bào)稅、納稅?!?/P>

    一個(gè)月的業(yè)務(wù)讓我媽五分鐘就講完了。

    我看著我媽按著講的順序擺了一桌子的東西:“說詳細(xì)點(diǎn)唄,我沒聽清楚。”

    “這些工作具體怎么做,在以后的課程里我會(huì)詳細(xì)地講解,今天讓你們來的目的是看實(shí)賬,有個(gè)實(shí)際印象,有個(gè)現(xiàn)場感,以后再做練習(xí)的時(shí)候就會(huì)感到很具體,不至于心里發(fā)悶?!?/P>

    “阿姨,我現(xiàn)在心里敞亮多了?!?/P>

    “那是,我媽是誰呀,名師出高徒嘛!”

    “再忽悠我都找不著北了。陽陽不是不明白借和貸嗎?好好看看憑證,體會(huì)一下,有不懂的問我。明天回家我們細(xì)講。”

    我翻看了一下記賬憑證,上面有借有貸,再看賬簿,也有借有貸,看來這借貸還是會(huì)計(jì)的重要“成員”呢!

    我們又仔細(xì)把會(huì)計(jì)流程熟悉了一遍,翻看了幾本憑證和賬本,看了上面都寫了些什么,還看了裝有以前憑證和賬本的檔案柜。

    還沒有學(xué)到會(huì)計(jì)科目,所以也問不出來啥,這樣過了半個(gè)多小時(shí),老媽說:“今天就這樣吧。你倆去文化用品商店,買一些會(huì)計(jì)用品,就是剛才你們看到的這些,以后我講課的時(shí)候用,咱們來個(gè)實(shí)戰(zhàn)演習(xí)?!?/P>

    他趕緊拿出筆和紙,在上面寫著什么,寫完了遞給我媽:“阿姨,您看買這些東西夠不夠?”

    我湊過去,上面寫著記賬憑證、記賬憑證匯總表、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、明細(xì)賬、總賬、費(fèi)用賬。

    “字挺漂亮。還有,我給你寫上啊,牛皮紙的憑證皮(記賬憑證封面)、差旅費(fèi)報(bào)銷單、單據(jù)粘貼紙、收據(jù)、憑證裝訂線。就這些,然后就回家吧!”

    今天的收獲頗豐,讓我感受到了會(huì)計(jì)的工作氛圍,想像著將來,我坐在辦公桌前的樣子……

    我們看了實(shí)賬,媽媽又開講了。“你們知道了會(huì)計(jì)循環(huán)的概念,我再講會(huì)計(jì)循環(huán)的具體操作步驟,這里我按手工操作講,其實(shí)使用電腦操作也是模擬手工來的,只是步驟設(shè)計(jì)到程序上了,按規(guī)定程序一點(diǎn)鼠標(biāo)就出來了,快的很呢!”

    第一步:分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)

    拿來原始憑證后,可能是外來的票據(jù),也可能是自制的,首先分析出屬于哪類的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),也就是涉及哪些會(huì)計(jì)要素,然后確定會(huì)計(jì)科目,找準(zhǔn)借貸方,就可以做記賬憑證了。

    如果一次報(bào)銷的票據(jù)太多,比如飛機(jī)、車、船票,購買機(jī)票、車票的延伸服務(wù)費(fèi)和手續(xù)費(fèi),郵電手續(xù)費(fèi),定額餐飲發(fā)票,過路過橋費(fèi),停車、洗車費(fèi)等小型發(fā)票,必須使用票據(jù)粘貼單。拿到原始憑證,下一步就應(yīng)該做記賬憑證了。

    第二步:明確會(huì)計(jì)科目

    會(huì)計(jì)科目就是會(huì)計(jì)要素具體分類的名稱。例如:“固定資產(chǎn)”、“短期借款”等就是一級科目。一級科目分別從屬于資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤六大會(huì)計(jì)要素之列。一級科目核算內(nèi)容再細(xì)分就是二級科目,二級科目核算內(nèi)容還細(xì)分就是三級科目。如“固定資產(chǎn)”分為“生產(chǎn)用”和“管理用”就是二級科目,”生產(chǎn)用”再分為“甲機(jī)器”、“乙廠房”等是三級科目;“短期借款”分為“工商銀行借款”、“建設(shè)銀行借款”等是二級科目,如果“短期借款”的期限不一樣還可按還款期限設(shè)置三級科目。

    第三步:填制記賬憑證

    有了原始憑證,按著就要做記賬憑證了,就是上周我們看的那些裝訂好的記賬憑證,在這兒我就不多說了,知道程序就行了,以后我會(huì)重點(diǎn)領(lǐng)你們在記賬憑證上做會(huì)計(jì)分錄,會(huì)計(jì)分錄重點(diǎn)是要明確一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及到的會(huì)計(jì)科目和金額。

    第四步:記賬憑證匯總

    憑證一張張做完后,看看夠兩公分厚,就要進(jìn)行匯總了,先編號(hào),再按憑證上的科目做丁字賬,按照憑證的編號(hào),一筆一筆地統(tǒng)計(jì),寫完了就試算平衡,看借貸是否相等。平了就可以把數(shù)據(jù)抄寫在記賬憑證匯總表上,這個(gè)過程可以由會(huì)計(jì)軟件幫助你完成。

    第五步:登記會(huì)計(jì)賬簿

    憑證做完后,就應(yīng)該登記日記賬和明細(xì)賬了,一般等匯總后再登記總賬。

    每天只要根據(jù)當(dāng)日的原始憑證做記賬憑證,再根據(jù)記賬憑證登記各類明細(xì)賬。只有現(xiàn)金和銀行存款日記賬要做到日清月結(jié),也就是出納每天下班前要清點(diǎn)現(xiàn)金數(shù)目,并與日記賬上的現(xiàn)金余額核對相符,銀行存款日記賬的余額要和銀行拿來的對賬單核對。其他的明細(xì)賬一般是月結(jié)不用日清。

    “什么是總賬?什么是明細(xì)賬啊?”我問。

    “明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)科目登記的賬簿,總賬是根據(jù)總賬科目登記的賬簿??傎~,顧名思義,就是記總數(shù)的,明細(xì)賬,是記細(xì)數(shù)的??傎~駕馭明細(xì)賬,明細(xì)賬是對總賬的補(bǔ)充。總賬記的是會(huì)計(jì)的一級科目內(nèi)容,而明細(xì)賬除了必須指明一級科目外,還必須記二級以上科目,比如原材料、管理費(fèi)用等。管理費(fèi)用是一級科目,它包括許多項(xiàng)目,如:工資、辦公費(fèi)、折舊費(fèi)等,這些就是它的二級科目。這樣我們就可以看出,總賬與其所屬的明細(xì)賬,無論是借或貸,方向必須一致,金額必須相等,如果產(chǎn)生差錯(cuò),一定要查出來?!?/P>

    這里順便說一下“對賬”和“結(jié)賬”。

    誰也保證不了記賬萬無一失,所以要定期對賬,做到賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符、賬表相符,這樣的會(huì)計(jì)信息才真實(shí)、完整。通過對賬,還能發(fā)現(xiàn)記賬憑證的錯(cuò)誤,還有業(yè)務(wù)上的疏漏,以后我們做實(shí)賬的時(shí)候就可能發(fā)生,我在這兒就不多說了。

    然后就要結(jié)賬。結(jié)賬有兩項(xiàng)內(nèi)容,一個(gè)是對平時(shí)記錄的數(shù)據(jù)小結(jié),結(jié)算出本期發(fā)生額合計(jì)和余額,然后將余額結(jié)轉(zhuǎn)下期或者轉(zhuǎn)入新賬。二是結(jié)轉(zhuǎn)利潤,把各種損益類的賬戶都結(jié)清,就是到了月末,把收入和費(fèi)用都轉(zhuǎn)到本年利潤里,算出本年利潤。

    第六步:編制財(cái)務(wù)報(bào)告

    賬簿記完經(jīng)過核對無誤后,就要編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告了。

    財(cái)務(wù)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注。會(huì)計(jì)報(bào)表是財(cái)務(wù)報(bào)告的主要組成部分,它是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報(bào)告文件,對外報(bào)送的會(huì)計(jì)報(bào)表主要有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表和現(xiàn)金流量表,還有會(huì)計(jì)報(bào)表附注,簡稱“三表一注”。此外,還有對內(nèi)報(bào)送的報(bào)表,根據(jù)企業(yè)實(shí)際編制,一般沒有統(tǒng)一格式。我們必須先把填制憑證、登記賬簿弄懂,才學(xué)怎么編制報(bào)表。

    “到此為止,會(huì)計(jì)循環(huán)也到頭了。接下來就是下一個(gè)月的業(yè)務(wù)了?!?/P>

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