每個(gè)在企業(yè)高管位置上的人，每年都會不可避免的要涉及到會議策劃：年終銷售會議，專場招商會議，新產(chǎn)品推廣會議，專業(yè)學(xué)術(shù)討論會議等等，所有這些會議，要想達(dá)到會議的目的，完美實(shí)現(xiàn)即定目標(biāo)，就必須認(rèn)真策劃。本人在合資企業(yè)工作過五年，從最基本的業(yè)務(wù)員到企業(yè)中高層管理，一步步走過來，深受當(dāng)時(shí)的營銷總監(jiān)身體力行的影響，從旁觀會議策劃到親自策劃組織會議，經(jīng)歷過不少的成與敗，這些為本人以后走出那家企業(yè)，自己承擔(dān)起策劃會議幫助很大。在此總結(jié)了一些會議策劃的見解，希望和家人中的高管共勉，也希望能對家園里那些心存高遠(yuǎn)抱負(fù)的中層管理及普通員工有所幫助，早日實(shí)現(xiàn)心中夢想！
首先，會議策劃要明確目的，即本次會議的宗旨是什么？要達(dá)到什么目的？關(guān)于這一點(diǎn)，在策劃前要多和董事會以及總裁溝通，確定好主題和宗旨，寫下目標(biāo)和預(yù)期目的。
其次，確定參會人員。本次會議的主要參會人員有哪些？哪位政府領(lǐng)導(dǎo)會到場？新聞媒體人員有多少？怎么安排接送？座位怎么安排合理？會議食宿要有專人負(fù)責(zé)，一定要放權(quán)給這個(gè)人，由他自己去安排房間和定餐，盡量做到多安排些房間和餐桌，避免到時(shí)候不夠造成場面混亂。這個(gè)人最好是公司科級以上干部，有一定的威信和管理能力。會議室確定和會場布置一般交公司企劃部負(fù)責(zé)就可以，列好橫幅，條幅，氣球數(shù)量，內(nèi)容等，會場主席臺座位，會場座位數(shù)量，投影儀最好準(zhǔn)備兩臺，以防不測，麥克風(fēng)要完好正常等，限定時(shí)間完成。
第三，會議通知及接待。確定好會議通知名單，指定專人按時(shí)通知到位，確認(rèn)到會人員數(shù)量，有問題及時(shí)調(diào)整。確認(rèn)內(nèi)容一般分到會人員數(shù)量，參會交通工具，到站時(shí)間等。大型會議一般在三個(gè)月前就開始策劃，會議通知第一階段大概是距離會議開始一個(gè)月前就要通知確認(rèn)。第二階段大約在距離會議開始半個(gè)月前通知，最終確認(rèn)必須在會議開始前一周確認(rèn)！接待人員一般分接站員，前臺接待，簽到及發(fā)放禮品，房間牌等。根據(jù)確認(rèn)的參會人名單，到站地點(diǎn)，時(shí)間，要和儲運(yùn)部協(xié)調(diào)好車輛和司機(jī)，避免參會人員在機(jī)場，車站滯留帶來負(fù)面影響。
第四，會前會。會前會是成功組織策劃一場會議的關(guān)鍵，所有相關(guān)人員都要把各自的會議準(zhǔn)備情況在每次會前會真實(shí)匯報(bào)上來，以便及時(shí)修正，確保各項(xiàng)工作進(jìn)度與大會總進(jìn)度一致。
第五，與公司董事會保持充分溝通和高度一致。確定董事會主要參會人員的講話順序，講話內(nèi)容，演講時(shí)間等，這可以保證會議準(zhǔn)確按會議議程進(jìn)行，提高會議的嚴(yán)肅性和企業(yè)形象。
第六，做好會議期間的一些小細(xì)節(jié)。會議期間的茶點(diǎn)，水果，要保證及時(shí)到位，新鮮可口。會議期間，參會人員的房間安排送上免費(fèi)的水果花籃，重要人物還要安排鮮花擺放。會議致謝函，由公司董事會主要人物親筆簽名的大會致謝函，主要是問候和感謝參會人員到會，致謝函避免攙雜廣告，色調(diào)要和公司企業(yè)形象一致，最好有公司統(tǒng)一的標(biāo)志。會議期間重點(diǎn)拜訪，安排好董事會主要人物與參會主要人物的回后夜間拜訪，確認(rèn)好雙方的時(shí)間安排，主要突出對參會人員的重視與慰問，時(shí)間不宜太久，十五分鐘到三十分鐘即可，避免打擾到參會人員。
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