公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機關、附注等部分組成。
一、公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般由發(fā)文機關、事由、公文種類三部分構成；公文版頭已有發(fā)文機關名稱的，標題可省去發(fā)文機關。除批轉法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。
二、發(fā)文字號，包括機關代字、年號、順序號。文件在版頭的，發(fā)文字號注在版頭與紅線之間；無版頭的，注在標題的右上方。機關聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關發(fā)文字號。
三、向上級機關請示或報告，應注明簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名注在紅線的右上方，文件末尾應注明聯(lián)系人和電話號碼。
四、公文必須加蓋印章。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。如正文末頁無空檔，可另加一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明“(此頁無正文)”。
五、發(fā)文時間，原則上以領導人簽發(fā)或會議通過的日期為準；聯(lián)合行文，以最后機關簽發(fā)的日期為準。
六、秘密公文應根據秘密程度分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”，秘密等級注在版頭右上方，加中括號，密件順序號注在版頭左上方。
七、緊急公文應根據緊急程度分別標明“特急件”、“急件”，緊急等級注在標題左上方，加中括號。
八、會議通過的文件，應在標題之下、正文之前居中注明通過日期和會議名稱。
九、發(fā)文機關應寫機關全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦機關排列在前。
十、公文如有附件，應在正文之后、發(fā)文日期之前注明附件名稱和件數(shù)。
十一、公文字體。鉛印文件，正文一般用三號字體，打印的文件，一般用三號或四號字體。
十二、公文文字應從左至右橫寫橫排。
第十條公文用紙一般用十六開型(長260毫米、寬185毫米)，在左側裝訂。布告、通告用紙大小，根據實際情況確定。公文左側空白20毫米，右側空白20毫米，天白45毫米，地白30毫米。
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