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一、接受會議指令

辦公室工作人員在接到會議指令時，應準確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關情況，做好相關準備工作。

二、會議方案制訂

根據(jù)接到會議的指令和領導的有關要求，制訂會議方案，內(nèi)容主要包括：會議名稱、主辦單位、協(xié)辦單位、時間、地點、議程、出席領導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議文件資料準備、會場布置、安全、衛(wèi)生、新聞報道、典型發(fā)言、頒獎、會議經(jīng)費預算以及其它特殊要求。

三、會議方案審批

將擬定的會議方案報發(fā)指令領導或分管領導、主要領導審批。

四、會前籌備

（一）會議通知

1、會議一般應發(fā)書面或網(wǎng)上通知。電話通知的，應擬定簡明扼要的通知稿，以傳真為主。

2、通知內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容和會期注意事項、聯(lián)系電話等。

3、通知范圍：參會領導、其他參會人員、本單位列席人員、媒體記者及相關單位，確定報名日期，要求在報名截至日期之前反饋參會人員的姓名、性別、單位、職務和聯(lián)系方式。

4、通知下發(fā)后，應掌握應到會人員擬出席、請假情況并及時向領導匯報。

5、邀請省部級領導參加的會議，要以文件形式向領導人或者有關部門發(fā)邀請函。

（二）會議文件準備

由相關單位負責會議文件的準備，對需向大會提交的文件資料，應明確專人負責收集和分發(fā)，并與會務承辦部門做好協(xié)調(diào)工作。會議文件主要有：

1、會議主體文件，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領導講話等。

2、會議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。

3、會議管理文件，包括會議須知、保密規(guī)定、作息時間等。

（三）會場布置

布置會場應體現(xiàn)會議的性質(zhì)和需要，烘托會場氣氛。

1、會場裝飾

（1）黨代表大會和黨代表會議，背景布置黨徽和紅旗。

（2）根據(jù)會議需要在主席臺懸掛會標、擺放花卉。

（3）根據(jù)會議需要懸掛標語、擺放花壇等。

2、會場座次排列

（1）主席臺人員座次的排列。會議主席臺座次排列順序，一般按職務高低排列，以主席臺座位為準，無論人數(shù)單、雙，均以最高領導為中心，然后依先左后右次序排列。如領導對座次安排有特殊交待，按領導意見辦。

（2）標識座次的方法，采用在主席臺或會議桌上擺放座簽、在與會人員入場券上注明座次等方法。

（3）重大會議，印制座位圖表，經(jīng)有關領導審定后發(fā)給代表和有關人員。

（4）有一定級別領導人參加的會議，要在主會場旁邊準備休息間，以準備領導人提前來了有休息的地方。

3、其他要求

（1）會場要考慮制冷、取暖、通風和消毒等事項。

（2）會場桌椅擺放應整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺布的桌面應干凈整齊、顏色統(tǒng)一。

（3）座位牌要統(tǒng)一、規(guī)范、醒目，擺放要整齊。

（4）會場內(nèi)音響、話筒、燈具等應提前2小時調(diào)試，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準備備用品，隨時應對突發(fā)情況。

4.特殊要求

（1）對表彰類會議，根據(jù)需要安排禮儀人員、音樂等。要求上述人員著裝整齊，守紀律、聽指揮。

（2）黨代表大會和黨代表會議等會議，根據(jù)需要安排工作人員宣讀文件。

（3）對出席重要會議的領導和其他參會人員有著裝要求的，應提前通知。

（4）涉密會議，應按有關保密規(guī)定和通知要求辦理。

（5）重要會議會場應提醒與會人員關閉移動通訊工具。

（四）住宿、就餐安排

1、住宿。提前統(tǒng)計好住宿人數(shù)、性別、民族、預訂客房、檔次和房間數(shù)量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。由會務人員提出要求，督促所在賓館落實。

2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數(shù)民族人員及不同飲食習慣，提前2天確定就餐地點、食譜，安排衛(wèi)生防疫，制作餐證等。由會務人員提出要求，督促餐廳、防疫部門落實。

（五）會議用品準備

提前制定周密方案或者開列用品準備清單，將所用物品的名稱和數(shù)量詳細列出。主要包括：

1、制作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、文件袋等。

2、印制會務手冊。包括：議程、日程、參會人員名單、房號、電話號、就餐安排、乘車安排等。

3、特殊會議，如召開選舉性會議，應準備選票、選票箱、封條等，并準備填寫選票用筆等物品。

（六）會議車輛安排

明確專人負責提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應將車輛編號、排序。

（七）信訪安全保衛(wèi)工作

由會務人員協(xié)調(diào)院保衛(wèi)處制定、落實預案。

（八）新聞報道工作

根據(jù)會議需要，院黨委宣傳部做好新聞報道工作或與新聞單位聯(lián)系協(xié)助做好會議新聞報道工作，會議新聞稿件應經(jīng)有關領導審批。

（九）衛(wèi)生醫(yī)療、防疫工作

根據(jù)會議需要，院后勤管理部門制定或與醫(yī)院和防疫部門聯(lián)系，安排衛(wèi)生防疫人員駐會并制定應急預案。

（十）會議經(jīng)費編制

根據(jù)會議需要，編制會議經(jīng)費，報關有關領導和部門審批。

五、會前檢查

會議召開前，由辦公室領導牽頭對上述會議準備工作進行檢查、調(diào)度，確保各項工作落實到位。對未完成的任務，明確專人限時完成，確保大會按時順利召開。

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