文秘進本工作之一是接聽來電，以下是小編整理文秘基本電話禮儀，希望對你有幫助。
電話作為現(xiàn)代通訊工具，因其使用方便、信息傳遞快速及時的優(yōu)點成為現(xiàn)代社會交往的主要方式之一。接聽電話也是秘書工作的基本內容之一，秘書人員要學會樹立自己良好的電話形象。電話形象是人們在接聽電話的整個過程中的語言、聲調、內容、態(tài)度等給對方留下的整體印象，它能真實的體現(xiàn)個人的基本素質。秘書人員如果缺乏使用電話的常識和素養(yǎng)，不懂得接聽電話地禮儀規(guī)范，往往會影響工作任務的完成，甚至會使個人和單位的形象受損。電話接聽禮儀有以下幾個方面需要注意：
(1)時間的選擇。打電話的時間，除緊急事件以外，一般不宜在早上七點以前、用餐時間和晚上十點以后。同時，還應注意各個國家和地區(qū)的時差，選擇適當?shù)臅r間進行電話聯(lián)系。電話交談的時間一般要控制在五分鐘之內。如果事情很多，則要首先說出事情的重要性，征詢對方是否方便;如果對方此時不便，就應請對方另約時間進行聯(lián)系。
(2)使用文明的接聽語言。由于語言是電話交談的唯一載體，因此在接聽電話時要特別注意使用文明的接聽語言。在接聽電話是一般要使用“您好，這是某某單位，請講”、“請稍等”、“對不起，他這會兒不在，請問有什么事需要轉達?”。切忌用“喂，你是誰?”、“找誰?”、“不知道!”、“等一會兒!”等不規(guī)范用語。一般來說，應由打電話的一方提出結束談話。如果對方是長輩、上級或女性，則應在聽到對方掛完電話后方可掛機。
如果對方找的是總經理，而他又恰巧不在。作為秘書最好先說：“對不起，總經理現(xiàn)在不在，請問需要我留話給他嗎?”而不要先問對方是誰，再告知總經理不在，給對方造成一種人在而不愿接聽電話的感覺。
(3)注意接聽的語音語調。由于打電話時看不見彼此的表情，對方主要是通過語音語調來感受對方的態(tài)度。語音過高、語氣過重，會使人感到生硬和冷淡;語音過輕、語調過低，會使人感覺無精打采，沒有生氣;語調過長又顯得懶散拖沓;語調過短則顯得過于敷衍且不負責任。一般說來,語音要柔和,語氣要適中,語調要均勻,使對方感到親切自然。
在電話交談中，講話的態(tài)度一定要誠懇，表示出對對方應有的尊重。即使在自己心情不佳、情緒煩躁時也要控制自己，切忌讓不好的情緒影響工作，使對方感到不舒服。
(4)其它細節(jié)。接聽電話時，一般應在聽到完整的一次電話鈴響后立即接聽，不要讓鈴響多次。為了節(jié)約時間，電話旁最好準備一本來電記錄本，及時記下重要的事務和來電，以免遺忘。交談過程中要注意口齒清楚，說話要簡潔明了。談話時嘴里不含，不吃東西，不與身旁人談話。如確有急事與身邊的人說一兩句，則應與對方道歉后用手捂住話筒。如果談話中涉及到人名、地名、數(shù)字或重要的句子，最好重復一遍。如果感到對方有為難之處時可自覺轉移話題或另約時間，這樣會使對方感到舒服，避免尷尬局面的出現(xiàn)，給人留下良好的印象。
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